De 7 meest gemaakte fouten bij de btw-aangifte
Een belangrijke reden dat we ondernemer worden is voor de meesten de vrijheid om je vak op jouw voorwaarden uit te voeren. Maar bij het ondernemen horen ook diverse ondernemerstaken. Voor zzp’ers zijn dat vaak taken die we er nog even bij doen.
‘De boekhouding is zo’n taak. Maar dat is een vak op zich! Dus dat ondernemers het moeilijk vinden om de boekhouding goed op orde te hebben, of daar met tegenzin mee bezig zijn is normaal’, aldus Frances de Ligt, zelf ook een zzp’er. Haar bedrijf Ligtwerk verlicht het werk van medeondernemers op het gebied van boekhouding en administratie. We vroegen haar naar de 7 meest gemaakte fouten bij de btw-aangifte:
Fout 1: De kosten staan niet goed in je boekhouding
Je hebt bijvoorbeeld 21% btw ingevoerd in plaats van 9% of 0%. De terug te vragen btw is hierdoor te hoog. Als je op de factuur niet ziet wat de btw is, of als je alleen een bonnetje hebt check dan even of er btw op zit en welke hoogte (of google).
Frances (de Ligt) licht hier een voorbeeld uit:
Let op: Soms mag je de btw niet splitsen. Zoals een etentje in restaurant met een klant bijvoorbeeld. Dan moet je het volledige bedrag invullen en niet de btw splitsen. Dus 0% btw selecteren.
Fout 2: Sommige kosten staan dubbel in je boekhouding
Inkoopfacturen zijn ingeboekt, en de betalingen van de facturen zijn ook als kosten ingeboekt. De terug te vragen btw is hierdoor te hoog. Maar ook de kosten in je boekhouding staan te hoog! Dit geeft een verkeerd beeld in je Winst & Verlies overzicht (overzicht waar je op ziet wat je omzet, kosten en winst of verlies is in een bepaalde periode).
Voorbeeld: Wanneer je vergeten bent dat je de factuur hebt ingeboekt en de uitgave direct op een kostenrekening boekt. Maar ook wanneer de boekhouding voorstelt om de betaling aan bijvoorbeeld T-mobile direct te boeken op telefoonkosten, en je denkt top! dat scheelt me tijd. Deze automatische boekingen kunnen heel handig zijn, maar dus ook juist fouten creëren.
Fout 3: Je rekent de btw verlegde omzet niet mee
Dit maakt niks uit voor de hoogte van de btw-aangifte. Het zorgt wel voor een verkeerde hoogte van de omzet. Dit zal niet snel gebeuren wanneer je de btw-aangifte vanuit je boekhoudpakket doorstuurt, maar kan wel wanneer je inlogt bij de belastingdienst en daar de btw-aangifte invult. Btw verlegde omzet geef je aan onder het kopje 1e: Leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast.
Weetje: Btw vrijgestelde omzet (zoals bijvoorbeeld in onderwijs, gezondheidszorg, kinderopvang) of wanneer je in de Kleine Ondernemers Regeling zit, hoef je niet aan te geven. Vandaar de verwarring.
Fout 4: De omzet wordt inclusief btw in de aangifte ingevuld
De omzet klopt dan niet ten opzichte van de btw. Dit gebeurt vaak bij ondernemers die in een Excelsheet de inkomsten en uitgaven bijhouden. Het verkeerde opgetelde bedrag wordt ingevuld.
Fout 5: De btw wordt berekend over de omzet inclusief btw
Als dat gebeurt dan wordt de btw berekend over de omzet inclusief btw. Je geeft dan te veel btw op. Ook dit gebeurt wanneer je de verkeerde formule in je Excelsheet gebruikt om de btw uit te rekenen.
Fout 6: Oeps, je bent vergeten gemaakte facturen in je boekhoudpakket te verwerken
Ze staan er wel in, maar nog niet ‘verwerkt’. Deze omzet wordt daardoor niet meegenomen in de btw-aangifte.
Fout 7: Je gebruikt de betaaldatum
Dit wordt vrij vaak gedaan maar klopt niet. Bij de btw-aangifte moet je de data op de facturen aanhouden (betaald of onbetaald) en die is vaak niet gelijk aan je betaaldatum. Dus kan het zijn dat omzet-kosten-btw in het verkeerde kwartaal wordt aangegeven. Vooral aan het begin en het einde van het jaar kan dit zorgen voor afwijkingen in je Winst & Verlies en dus ook in wat je moet aangeven in de aangifte inkomstenbelasting.
Je boekhouding bijhouden is niet ingewikkeld
Het is absoluut waar dat wanneer je een ‘online’ boekhoudpakket gebruikt, de btw-aangifte nog maar een druk op de knop is. Maar voordat je daar bent kan er nog veel misgaan in het invoeren en verwerken van de informatie.
Boekhouding bijhouden is echt niet ingewikkeld, maar er zijn wel regels waar je je aan moet houden, en het is erg handig wanneer je ongeveer weet wat er in het programma gebeurt wanneer je facturen en betalingen verwerkt. Voor zzp’ers die graag zelf de boekhouding willen bijhouden kan een korte instructie van een boekhouder heel waardevol zijn. Of zorg voor een controle 1x per kwartaal. Vraag of de eventuele fouten goed uitgelegd kunnen worden. Zo leer je elke keer weer wat bij.
Als SharePeople deelnemer deelt Frances graag haar expertise met de 15.000 andere deelnemers. SharePeople biedt de kans om van elkaar te leren door je expertise te delen. Heb jij ook tips en tricks waar ondernemers van kunnen leren? Laat het ons weten want samen weten we meer dan alleen.
Ook handig: Hoe zit het met de belastingdienst en SharePeople?
