Dé 7 tips om van videovergaderen een succes te maken

Het is verbazingwekkend hoe snel veel mensen in deze maanden gewend zijn geraakt aan videovergaderen. Heb je nog steeds cameravrees of voelt het inmiddels zo natuurlijk dat je soms vergeet dat er vijftien mensen zitten mee te genieten van jouw huiskamer? Hier 7 handige basisregels om in acht te nemen. Ook voor straks, als we weer ‘gewoon’ aan het werk gaan en Teams of Zoom onderdeel van ons werk zullen blijven.

1. Locatie, locatie, locatie

Hoe ziet de achtergrond eruit als jij voor je laptopcamera zit? Wat wil je uitstralen tijdens een overleg? Geef je graag een inkijkje in je persoonlijk leven? Of wil je het juist zakelijk houden? Het antwoord op die vragen zou bepalend moeten zijn voor de plek waar je gaat zitten in huis. Ook goed om te controleren of je niet op een gekke manier samenvalt met je achtergrond. Deze week gezien: een elandgewei dat dusdanig achter iemand hing dat het voor een wel heel spannend kapsel zorgde.

Tip: Veel vergaderprogramma’s (bijvoorbeeld Microsoft Teams en Zoom) hebben de mogelijkheid een (eigen) foto als achtergrond te kiezen.

2. Licht

Om duidelijk in beeld te komen, zorg je ervoor dat er geen licht van achter je komt, tenzij je wilt dat de andere deelnemers je als heilige zien. Het beste licht is licht dat van buiten komt, natuurlijk licht dus. Probeer als het even kan je laptop zo te zetten dat je, met de blik op je scherm, naar buiten kijkt. Regenachtige dag of donker? Zorg dan voor een ‘spotlight’ op je gezicht.

3. Mute

Ben je niet aan het woord? Zet je microfoon dan op mute. Dat voorkomt ruis van verbouwende buren, huilende kinderen of andere omgevingsgeluiden. Ook handig als je tijdens de wat minder interessante delen even een mailtje aftikt of je verslikt in een slok koffie. Leid je de vergadering, dan kun je vooraf vragen of iedereen zichzelf standaard op mute zet. Dat zorgt er bovendien voor dat mensen elkaar minder makkelijk onderbreken.

4. Camera

Vrijwel iedere applicatie waarmee je beeldbelt, heeft de mogelijkheid om vooraf even te zien hoe je erbij zit. Maak daar gebruik van. Je zult niet de eerste beeldbeller zijn wiens neusgaten prominenter in beeld zijn dan de rest van z’n gezicht. Zorg dat je niet te veel ‘in your face’ overkomt. Vijftig tot zestig centimeter tussen je neus en de camera is een goede afstand. Het fijnste beeld levert een gezicht op dat recht voor de camera zit, waarbij er ruimte is boven het hoofd en waarbij een deel van het bovenlichaam te zien is.

5. Kijken

Het allerlastigste van videovergaderen is het kijken. Wil je het idee hebben dat je iemand aankijkt tijdens het praten, dan richt je je blik op de camera. Maar doe je dat, dan zie je je medebellers niet goed. Vaak kun je de kijkers rangschikken door ze onder je camera te slepen, zodat het net lijkt of je ze aankijkt. Dat werkt voor kleine groepjes mensen (tot ca. vier personen). Zodra het er meer zijn, kun je niet voorkomen dat je ze niet in de ogen kijkt. Zitten ze op je beeldscherm ver bij de camera uit de buurt, vergeet dan niet af en toe in de camera te kijken om contact met iedereen te leggen.

6. Microfoon

Draag je een headset, telefoonoortjes of maak je gebruik van de microfoon en ‘boxen’ van de computer? Het kan alle drie en ieder heeft zo z’n voorkeur. Wees je met telefoonoortjes bewust van de bungelende microfoon onder je kin en hoe die elke beweging kan omzetten in geluid (denk eraan als je een slok thee neemt en met je mok tegen de mic tikt). Werken met microfoon en boxen van de computer veroorzaakt eerder ruis door omgevingsgeluiden. 

7. Slechte verbinding

De grootste ergernis tijdens het videovergaderen: haperend beeld en stotterend geluid. Soms helpt opnieuw inbellen, maar werkt dat niet, probeer dan je mail en internet op je computer te sluiten en zet je telefoon op vliegtuigmodus. Werkt dat ook niet dan zet je de camera uit, dat scheelt ook bandbreedte.

Wat is jouw grootste onlinevergaderergernis? Laat het weten op onze social media!

We helpen je graag met tips en tricks om effectief je werk te kunnen doen. Net als dat SharePeople, zzp’ers helpt aan inkomen bij arbeidsongeschiktheid. Doe je ook mee?