Ping. Ping. Nog een keer ping. Er lijkt geen einde te komen aan alle e-mails. Even tussendoor beantwoorden dan maar? Opgeruimd staat netjes. Maar dat haalt je uit je focus en zorgt ervoor dat jij snel druk in je hoofd bent. Moet je echt de hele dag je e-mail bijhouden? Nee. Het kan efficiënter, zodat je tijd bespaart en je rust en focus behoudt.

E-mail checken kan efficiënter

Je bent niet de enige die druk in zijn hoofd wordt van de stortvloed aan e-mails. Volgens onderzoek van de NBPO (de beroepsvereniging voor organizers) besteedt bijna 40% van de medewerkers 1-2 uur per dag aan werkmail. Dat is een kwart werkdag! Maar liefst 32% van de werknemers ervaart stress van de continue mailstroom.

Niet voor niets is de e-mailloze vrijdag in het leven geroepen, op 26 november. Een extra goede reden om je e-mail slimmer te gebruiken. Met deze 7 tips krijg jij grip op je e-mail.

Tip 1. Check je e-mail op vaste momenten

Veer jij direct op zodra je ziet dat er een nieuw bericht op je wacht? Tja, ons nieuwsgierige brein kickt op die spanning. Bovendien: misschien is het een geweldige nieuwe opdracht.

Maar om de haverklap in je mailbox zitten is geen al te best idee. Uit Amerikaans onderzoek blijkt dat het gemiddeld 64 seconden kost om je focus terug te krijgen na het bekijken of beantwoorden van een e-mail. Moet je je voorstellen hoeveel tijd je verliest als er dertig e-mails op een dag binnenkomen!

Daarom de eerste tip om minder druk in je hoofd te zijn en je productiviteit te vergroten: check je e-mail twee of drie keer op een dag. Doe dat op vaste momenten, bijvoorbeeld ’s ochtends vroeg, net na de lunch en rond 16.00 uur.

Tip 2. Gebruik het OHIO-principe voor minder druk in je hoofd

Die letters staan voor Only Handle It Once. Het is een principe dat ik tegenkwam bij productiviteitsexpert Björn Deusings in zijn boek ‘Elke dag om 15.00 uur klaar’.

Vaak openen we dezelfde e-mail een paar keer. Eén keer om hem te lezen, dan een keer om er goed naar te kijken, en dan nog een keer om hem te beantwoorden. Zonde van je tijd! Bovendien maakt het je druk in je hoofd: de e-mail blijft maar in je hoofd zitten.

Het is efficiënter om meteen iets met e-mails te doen. In de praktijk houdt dat in:

Tip 3. Plan je e-mails in

Stel: jij werkt om acht uur ’s ochtends je e-mail bij, maar bent de rest van de ochtend slecht bereikbaar. Dan is het vervelend als jij om twaalf uur alweer allerlei nieuwe berichten hebt. De oplossing? Laat je ’s ochtends geschreven e-mails pas versturen rond twaalf uur. Zowel Outlook als Gmail biedt de mogelijkheid om e-mails in te plannen. Zo kun je beter reguleren wanneer je reacties krijgt.

E-mails inplannen is ook handig als je een keer in het weekend e-mails beantwoordt. Plan je e-mails in voor maandagochtend, zodat niemand denkt dat jij ook in het weekend bereikbaar bent.

Tip 4. Grijp naar je telefoon

Bellen is soms sneller. Worstel jij al een kwartier met je uitleg over een lastige kwestie in een e-mail? Think twice en pak de telefoon. Al pratend kom je er vast sneller uit.

Tip 5. Maak de eerste regels van het bericht zichtbaar

Zie jij in je e-mailprogramma alleen de onderwerpregel en afzender staan? Stel dan je mailbox anders in, zodat je ook de eerste paar regels te zien krijgt. Daardoor kun je inschatten of je deze e-mail snel kunt beantwoorden.

Doet de onderwerpregel of eerste zin vermoeden dat dit een tijdrovende e-mail is? Bewaar de e-mail dan ongeopend totdat je er tijd voor hebt.

Tip 6. Bedenk standaard e-mailtemplates

Stuur jij klanten na een aanvraag steeds min of meer hetzelfde overzicht van je aanbod of tarieven? Of geef je klanten heel vaak dezelfde uitleg over hoe ze een review voor je kunnen achterlaten? Kijk of je voor dat soort berichten een template kunt maken.

Natuurlijk pas je de standaardtekst steeds aan op de ontvanger. Maar het scheelt veel tijd dat je alvast een basis hebt liggen.

Tip 7. Zet de eerste stap voor minder druk in je hoofd: notificaties uit

Als er één tip uit dit artikel is die je vandaag al kunt doorvoeren om minder druk in je hoofd te ervaren, dan is het deze. Zet je e-mailnotificaties uit. Laat je computer en telefoontje geen bliepje of pop-up meer produceren als je een nieuwe e-mail ontvangt.

Hoe minder meldingen je krijgt, hoe beter jij de verleiding kunt weerstaan om toch even te spieken. Want we weten allemaal wat daarvan komt!

Alvast één e-mail wegwerken?

Staat de e-mail van SharePeople nog in je inbox gemarkeerd om iets mee te doen? Omdat je binnenkort echt iets voor je arbeidsongeschiktheid wilt regelen. Werk dan alvast één rood vlaggetje weg door je aan te melden voor SharePeople. Dat levert je één e-mail, één to-do en een zorg minder op. Want je weet zeker: jouw arbeidsongeschiktheid is goed afgedekt.